Hoe het sollicitatieformulier de candidate experience kan maken (of breken)

Solliciteren is spannend. Laten we dat vooropstellen. Een kandidaat oriënteert zich op een nieuwe baan, zoekt naar een passende vacature, schrijft een sollicitatiebrief, dient die brief in, heeft gesprekken en als alles meezit: onderhandelt over het aanbod. Hoe vervelend is het dan, dat je je als kandidaat voorbereidt op alle stappen en het al mis gaat bij de vierde: het versturen van de sollicitatie? Het sollicitatieformulier is een belangrijk onderdeel van dit proces en kan je candidate experience extreem beïnvloeden. Hoe je dit voorkomt vertel ik je in dit blog.

Waar hebben we het over?

Na het lezen van mijn eerdere blogs weet je dat het bij de candidate experience gaat over de totale ervaring van een kandidaat. Die ervaring die hij/zij opdoet met jouw organisatie tijdens de candidate journey. Een goede candidate experience maakt jouw dag als recruitment professional én die van de kandidaat. En dat hoeft trouwens helemaal niet zoveel te kosten.

Eén ding is wel zeker: laat je niet leiden door (on)mogelijkheden van je systeem. Toch zie ik dat vaak gebeuren. Systemen met veel mogelijkheden blijven vaak onbenut en aan de andere kant zitten organisatie soms vast aan een systeem met te veel beperkingen. In een later blog meer over hoe je recruitmentsysteem (ATS) de candidate experience beïnvloedt. Voor nu leggen we de focus op het sollicitatieformulier.

Hoe je het niet moet doen

Jouw werken-bij-website heeft, hoe je het ook wendt of keert, als doel conversie in de vorm van sollicitaties. Alles wat je doet op jouw werken-bij-website - en eigenlijk ook de acties om verkeer naar je website te krijgen - moeten leiden naar een ingevuld sollicitatieformulier. Hoe je als kandidaat bij dat sollicitatieformulier komt heeft invloed op de candidate experience. Maar we moeten niet vergeten dat het formulier zelf die ervaring kan maken of breken. Te veel velden, verplichte (upload)velden, een inlog (hoe dan?!), niet relevante knock-out of killer(letterlijk!) vragen, etc. schrikken af en zorgen ervoor dat een kandidaat uiteindelijk niet solliciteert. En dat is zonde. Zéker in deze tijd met een extreem krappe arbeidsmarkt. Kandidaten hebben banen voor het uitzoeken. Voor jou tien andere potentiële werkgevers.

Als werkgever solliciteer je in deze tijden dus eigenlijk bij de kandidaat en niet andersom. Maak je sollicitatieformulier daarom zo gemakkelijk mogelijk en ga pas in de gesprekken dieper in op competenties, achtergrond, eventuele bevoegdheden, etc. Het enige wat je eigenlijk moet weten is of de kandidaat een hartslag heeft, zoals Arjan Elbers het zo mooi schreef.

Hoe je het wél kan doen
Alle gekheid op een stokje, ergens meen ik dit wel. Het is nu niet de arbeidsmarkt om nu heel kritisch te zijn richting je kandidaat. Tuurlijk, het is handig als iemand de juiste competenties heeft om de functie uit te voeren en bij bepaalde functies zijn de juiste bevoegdheden nodig. Maar die informatie kan je ook tijdens een telefoontje ophalen. Daar hoef je de kandidaat niet eerst 1.000 velden voor in te laten vullen. Wat kan je wel doen om jou als recruiter de juiste informatie te geven én om punten te scoren bij de kandidaat (naast naam, telefoonnummer en e-mailadres)?

 •   Contactvoorkeuren uitvragen. Laatst zag ik een formulier waar de kandidaat werd gevraagd om een contactvoorkeur. E-mail, telefoon, WhatsApp. Ik vond het geniaal. Vooral als je bedenkt dat een kandidaat waarschijnlijk overdag aan het werk is en dus niet zo gemakkelijk met een recruiter kan babbelen over een nieuwe baan. Vraag uit hoe ze het liefst benaderd worden na hun sollicitatie en houd je daar dan ook aan. Kandidaat blij, jij blij!

•   Verschillende formulieren per apparaat. Onderzoek welk apparaat je website bezoekers vooral gebruiken en speel daarop in met je formulier. Tegenwoordig kan je verschillende formulieren maken per apparaat. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om via een laptop/computer het cv uploaden wel te verplichten en via de telefoon of tablet niet.

•   Uploadmogelijkheden. Geef bij het veld voor het uploaden van het cv en de eventuele motivatiebrief de mogelijkheid om dit vanuit verschillende omgevingen te doen. Bijvoorbeeld Google Drive, Dropbox, iCloud, etc. Als een kandidaat hier gebruik van maakt is het, zelfs op de telefoon, gemakkelijker deze velden in te vullen en is jouw data sneller compleet.

•   Gebruik de kandidaatreis als basis en niet je systeem. Er zijn genoeg applicant tracking systemen die jou echt ondersteunen als recruitment professional. Bijvoorbeeld met de mogelijkheid om per doelgroep een apart sollicitatieformulier te maken. Wat jouw doelgroep nodig heeft, is de basis van het systeem en niet andersom. Het systeem is een middel en geen doel op zich. Ga dus altijd uit van de kandidaat en laat je systeem daarin ondersteunen.

Moraal van het verhaal
De arbeidsmarkt is er nu niet naar om als werkgever al heel vroeg in het proces kritisch te zijn op je kandidaten. Een sollicitatieformulier met te veel (verplichte) velden zal er voor zorgen dat een kandidaat niet solliciteert. Die ene schaarse kandidaat die jij nou net zo hard nodig hebt. Zonde! Voor jou als werkgever én voor de candidate experience. Beredeneer dus goed vanuit de kandidaat (en niet vanuit jou) wat een sollicitatieformulier maximaal nodig heeft. Niet meer, niet minder. De rest komt later wel…

Contact
Een keer sparren? Of hulp nodig bij het mappen, ontwikkelen, optimaliseren, managen of doormeten van jouw candidate journey of experience? Reageer in onze open boards of stel je vraag via het ‘ask the expert’-board op Kiqit.