Kandidaat aangenomen, en nu?

Gefeliciteerd! Jouw kandidaat heeft het aanbod geaccepteerd. De inspanningen voor een candidate experience waar je U tegen zegt, zijn niet voor niets geweest. Of toch wel? Want wat nou als je kandidaat pas over twee maanden kan starten en jij en je collega’s hebben niets georganiseerd voor die tussenliggende periode? Dan zou het zomaar kunnen dat er voor startdatum nog een opzegging komt en is jouw werk dus wel degelijk voor niets geweest. Zonde en nergens voor nodig! In dit blog staan we daarom stil bij de fases na de candidate journey: de pre- en onboarding.

Waar hebben we het over?

De candidate experience gaat over de totale ervaring die een kandidaat opdoet met jouw organisatie tijdens de candidate journey. Waar deze journey begint en eindigt? Daar kun je over discussiëren. Als je het mij vraagt? Vanaf het eerste contact tot een ondertekend contract.

En dan? Daar schreef ik al eerder over in dit blog. Je valt in een zwart gat. Want na een ondertekend contract begint er een volgende reis: de employee journey. Maar het managen van de ervaringen die de, inmiddels, werknemer opdoet tijdens zijn/haar tijd bij jouw organisatie, wordt vaak vergeten. Vooral aan het begin, in de pre- en onboardingfase. Terwijl deze nou net zo belangrijk zijn. Want in deze fases maakt de werknemer echt kennis met jouw organisatie. En deze eerste indruk zal de rest van zijn/haar tijd bij jouw organisatie beïnvloeden.

De radiostilte die preboarding heet

Uit onderzoek blijkt dat 28% van de ondervraagde werknemers weleens een baan hebben geaccepteerd en deze vóór de startdatum al hebben verlaten. Dat is echt veel! Dit kan, onder andere, voorkomen worden met een goede preboarding: de fase tussen het tekenen van het contract en de eerste dag. In deze fase betrek je de nieuwe medewerkers al bij de organisatie. Je haalt zenuwen weg en biedt handvatten om een goede start te kunnen maken.

Soms kan deze fase lang duren. Misschien wel maanden. Bijvoorbeeld door een opzegtermijn of een vakantie. Als dit dan een periode van radiostilte is, verlies je binding met je nieuwe medewerker en dan zijn al je inspanningen om extra punten te scoren in de candidate journey voor niets geweest. Zonde!

Het is dus belangrijk om naast de candidate experience, ook aandacht te hebben voor de fase erna. Bepaal bij wie dit in de organisatie belegd wordt. Het kan goed zijn dat dit een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van HR, recruitment én de hiring manager. Maak hier duidelijke afspraken over. Ga vervolgens na hoeveel contactmomenten je in deze preboarding kan/wil stoppen en hoe deze touchpoints eruit zien. Maar… overdrijf het niet! Zoals ik al zei, we hebben misschien te maken met een opzegtermijn of een vakantie. Jouw nieuwe collega zit in die periode niet te wachten op lange trainingssessies. Daar is de onboarding voor. Wel kan je bijvoorbeeld een welkomstbox opsturen, informatie geven over de dresscode of een infographic meegeven met funfacts over de organisatie.

Onboarding: meer dan een introductie en 1 dag inwerken

De onboarding is het proces dat zorgt voor een goede start van medewerkers in hun nieuwe rol. Dat  betekent dat het dus meer is dan alleen een introductie, inwerkprogramma of een mooie welkomstbrief (die je overigens in je preboarding al hebt gestuurd!). Nieuwe collega’s maken kennis met de organisatie van binnen. De cultuur, de mensen, de manier van werken én hun nieuwe rol. Organiseer je de onboarding goed, dan zul je hier lang plezier van hebben. Niet alleen wordt de betrokkenheid van de medewerkers hoger, het helpt ook bij het behouden én aantrekken van personeel.

Net zoals de candidate journey is het belangrijk om de onboarding vanuit de, inmiddels, medewerker te bekijken. Het starten van een nieuwe baan is al spannend genoeg. Aan de organisatie de taak deze spanning zoveel mogelijk weg te halen. Begin de eerste dag dus niet direct met inwerken, maar laat je nieuwe collega eens rustig landen. Zorg dat de koffie klaar staat, dat er collega’s tijd in hun agenda hebben om kennis te maken en dat de collega goed wordt opgevangen. Oh, en vergeet ook vooral niet dat er alles rondom IT klaar ligt én werkt. Niets is zo vervelend om op je eerste dag de hele ochtend bij IT te hangen omdat niets werkt!

Denk tot slot goed na over de periode na de eerste werkdag. Hoe ziet de eerste werkweek eruit? De eerste maand? En hoe de eerste 60 dagen en het eerste jaar? Of je deze laatste 2 onderdeel maakt van je onboarding, dat laat ik aan jou. Wél voegt het waarde toe aan de employee experience en daar wil je, net zoals bij de candidate experience, punten scoren.

Contact

Een keer sparren? Of hulp nodig bij het mappen, ontwikkelen, optimaliseren, managen of doormeten van jouw candidate journey of experience? Reageer in onze open boards of stel je vraag via het ‘ask the expert’-board op Kiqit.