Hoe design je een goede candidate experience?

In een van mijn blogs heb ik het al kort gehad over het ontwerpen van een goede candidate experience. Door het in kaart brengen van de gehele candidate journey weet je op welke momenten kandidaten met jou als werkgever in aanraking komen. De ervaring van deze contactmomenten bepaalt de candidate experience. Het is dus van belang om dit goed te doen én passend bij de doelgroep. In dit blog geef ik je een paar handvatten zodat je direct aan de slag kunt!

Waar hebben we het over?

Inmiddels heb je natuurlijk al mijn blogs gelezen en weet je wat de candidate experience inhoudt. (Toch nog geen idee? Lees dan dit blog eens.) Zo weet je ook dat de journey van de kandidaat deze ervaring bepaald. En juist op die journey kan jij als recruitment professional invloed uitoefenen. De contactmomenten die de kandidaat met de werkgever heeft worden immers door een stel recruitment en (arbeidsmarkt)communicatie vakidioten ingericht. En dat zijn nou nét de punten waar we wat extra’s kunnen doen.

Stap 1 - de huidige situatie

Start met het in kaart brengen van de huidige situatie. Pak een rol brown paper (of een heel groot bord), wat geeltjes en stiften en je kunt aan de slag. Schrijf op het brown paper de verschillende fases van de journey. En nee, dit begint niet bij het recruitmentproces. Het eerste contact van een kandidaat is echt al veel eerder (hierover later meer in een ander blog). De oriëntatiefase van een kandidaat zit in het deel dat wij ‘positioneren’ noemen. Daarna volgt aantrekken en dan komt matchen & selecteren. Het eindigt bij aannemen. Tenminste de reis van een kandidaat. Wordt deze aangenomen, dan gaan we naar de employee journey.

Stap vervolgens in de schoenen van de kandidaat en schrijf alle touchpoints die hij/zij heeft met de organisatie op de geeltjes en plak deze in de juiste fase van de candidate journey. Bedenk welke interne acties/processen en documenten of templates hieraan vast zitten. Dit zijn dé punten waar je het verschil kan maken.

Stap 2 - Experience onderzoek

Daarnaast wil je weten hoe de huidige journey wordt ervaren. Op basis van die data weet je of er iets - en zo ja, wat - anders moet. Dit kun zo ingewikkeld maken als je zelf wilt, maar houd het vooral simpel ;-). Vraag aan het einde de kandidaat om een paar korte vragen (online) in te vullen. Stuur dus bijvoorbeeld bij de bevestiging van het contract of een afwijzing een link naar deze korte enquête toe. Uiteraard gaan deze vragen over de ervaring van de contactmomenten. Zodra je deze data hebt, heb je een 0-meting van de huidige candidate experience. Waardevolle data dus!

Stap 3 - Design, Design, Design

Nu begint het leukste! Helemaal los gaan om de ideale journey te ontwikkelen. Je weet hoe de huidige situatie eruit ziet én hoe deze wordt ervaren. Welke touchpoints ontbreken of zijn onvoldoende ingericht? Of zijn er touchpoints die we misschien beter achterwege kunnen laten?

Tip: Laat de doelgroep hier zelf over meedenken. Zij weten als geen andere hoe de ideale kandidaatreis eruit ziet.

Stap buiten de kaders en bedenk de gekste, leukste, tofste dingen die je kunt toevoegen aan de touchpoints om de ervaring te verbeteren. En kijk niet alleen naar de touchpoints voor kandidaten die de eerste sollicitatieronde doorkomen. Ook juist bij afwijzingen kan je een stapje extra zetten. Tony’s Chocolonely stuurt bijvoorbeeld een chocoladereep naar afgewezen kandidaten. Voor hun een inkoppertje en niet voor elke organisatie weggelegd overigens. Maar jij kunt vast iets bedenken dat wél bij jouw organisatie past en ook die ervaring een boost geeft. Zélfs in combinatie met een afwijzing.

Stap 4 - Prioriteiten bepalen

Je hebt nu de ideale kandidaatreis uitgedacht. De meeste gekste en tofste touchpoints uitgedacht. En dan? Je kunt niet alles in 1 keer oppakken. Dat laat je agenda en waarschijnlijk de portemonnee van de baas niet toe. Dus stel prioriteiten. Wat zijn quick-wins; wat is snel en/of gemakkelijk te realiseren én geeft direct een enorme impact? Ga daar eerst mee aan de slag. De rest kan op een ‘lijstje voor later’.

Stap 5 - Blijf aandacht geven aan de candidate experience

Even terug naar dat ‘lijstje voor later’, de backlog. Die mag je echt niet uit het oog verliezen. Spreek een periodiek moment af met het projectteam om de backlog er bij te pakken en met de volgende punten aan de slag te gaan. Tijd voor één keer per maand? Doen! Kan het slechts één keer per kwartaal? Ook goed! Zolang je maar aandacht blijft geven aan het optimaliseren van de kandidaatreis. En dat betekent niet alleen het afvinken van de backlog. Dat betekent ook meten en managen. Vergeet niet om dat vragenlijstje uit stap 2 te blijven versturen en doelen te stellen. Alleen dan weet je of die kandidaatreis ook daadwerkelijk wordt geoptimaliseerd.

Moraal van het verhaal

Een goed ingerichte candidate journey met doordachte touchpoints waar je als kandidaat ‘U’ (met een hoofdletter!) tegen zegt. Dat wil elke organisatie. In dit blog heb ik je de handvatten gegeven om dat ook te realiseren. Kijk door de ogen van een kandidaat en ga ermee aan de slag. Breng de huidige situatie in kaart en kijk daarna waar je waarde kan toevoegen aan de touchpoints. Niet alles kan direct en daar hebben we het ‘lijstje voor later’ voor. Die we niet vergeten. Want… we blijven aandacht houden voor de candidate experience. Altijd!

Contact

Een keer sparren? Of hulp nodig bij het mappen, ontwikkelen, optimaliseren, managen of doormeten van jouw candidate journey of experience? Reageer in onze open boards of stel je vraag via het ‘ask the expert’-board op Kiqit.