12 tips om een goed recruitmentbureau te selecteren

Hoe selecteer je een goed recruitmentbureau?

Stel: je staat te springen om een nieuwe medewerker en omdat de druk om de vacature snel in te vullen hoog is, wil je die kandidaat uitnodigen die je net gemaild is door dat bureau met ‘that funny English name’. Stop! Nog even niet mailen of bellen. Je staat op het punt om ongeveer 15.000 euro te investeren. Misschien goed om even stil te staan bij de vraag hoe en met welke partij (of partijen) je wil samenwerken. In dit artikel geven we je een aantal tips hoe je een goed recruitmentbureau selecteert en een succesvolle samenwerking aangaat. Dat kan een heleboel narigheid en ergernis voorkomen.

De reputatie van recruitmentbureaus

De gangbare mening over de recruitmentbranche is niet al te positief. De termen cv-schuiver en recruitmentcowboy hoor je regelmatig. Veel kandidaten vinden dat ze lastig gevallen worden door agressieve bureaus en recruiters zonder kennis van zaken. Maar zolang kandidaten lastig te vinden zijn, zullen er dienstverleners zijn die gretig op dit “probleem” inspringen. Ze zien vooral een manier om snel veel geld te verdienen. Je herkent dit waarschijnlijk wel uit die wekelijks belletjes en mailtjes van bureaus die beloven dat zij jouw probleem wél kunnen fixen. Klagen over deze recruitmentbureaus heeft weinig zin, goed nadenken over hoe en met wie je wil samenwerken wel.

Een goed recruitmentbureau met gedegen marktkennis kan waarde toevoegen. Ze laten je de opties zien. Of het salaris competitief genoeg is, welke functietitel je een vacature moet geven of welke aanvullende skills voor jouw bedrijf van meerwaarde zijn. Het doel van een recruitmentbureau is jou faciliteren in jouw groei. Dus staat het je vrij om gretig gebruik te maken van de inzichten die het bureau je aandraagt.

De kosten van een recruitmentbureau

Eerst iets over de kosten van een bureau. Die zijn hoog, misschien wel te hoog. Maar dat veroorzaken we samen. De recruitmentmarkt is gewend geraakt aan een vrijblijvende no cure no pay mentaliteit. Opdrachten worden zonder commitment aan recruitmentbureaus verstrekt en het bureau mag – vaak met te weinig informatie – meezoeken naar de nieuwe medewerker. Deze samenwerking (op basis van no cure no pay) werkt prijsopdrijvend. Als de kans op succes kleiner wordt, gaat de rekening omhoog. Ik besteedde hier al eens aandacht aan in deze post:

Wat zijn nu de belangrijkste aspecten waarop je moet letten bij de samenwerking met een recruitmentbureau? We zetten 12 punten voor je op een rij.

1. Samenwerken op basis van no cure no pay

Bij samenwerken op basis van no cure no pay (ncnp) kan je een vacature zonder risico bij een of meerdere bureaus uitzetten. Je betaalt immers alleen een vergoeding aan het bureau dat de nieuwe medewerker plaatst. Er kleven drie grote bezwaren aan de ncnp-werkwijze.

• Als je meer wervingskanalen inzet worden bureaurecruiters terughoudend in het noemen van de bedrijfsnaam. Dat is niet in het belang van de kandidaat. Maar als ze te snel de opdrachtgever noemen, lopen ze het risico dat een kandidaat rechtstreeks solliciteert bij een organisatie.
• Een commerciële recruiter schat zijn of haar plaatsingskansen in. Een lastige vacature, die bij veel bureaus uitstaat, krijgt minder aandacht. Als meer recruitmentbureaus op dezelfde opdracht werken, neemt de competitie toe en de plaatsingskans dus af.
• Kandidaten worden vaker benaderd voor een rol. Kandidaten maken het regelmatig mee dat meerdere bureaus hen met dezelfde vacature benaderen. Snelheid wordt dan belangrijker dan kwaliteit en de kandidaat voelt zich opgejaagd.

2. Met 1 of meerdere bureaus samenwerken voor een opdracht?

Het ncnp-model nodigt uit om te gaan werken met veel bureaus. Realiseer je vooraf dat iedere extra leverancier tijd kost. Ieder goed bureau dat je inschakelt vraagt om een vacature intake, wil snel een reactie op kandidaten en af en toe met je schakelen over de voortgang. Voorkom dat ze allemaal in dezelfde vijver vissen en kies bureaus die een andere aanpak hanteren en andere doelgroepen aanspreken. Spreek bijvoorbeeld ook af dat iedere geïntroduceerde kandidaat vooraf geïnterviewd is

3. Betalen bij plaatsing of een ander betalingsmodel

Binnen het ncnp-model zijn variaties mogelijk, zoals betaling bij contractondertekening, na de proeftijd of na een bepaalde periode (bijvoorbeeld een 2^e schijf na zes maanden). Traditioneel wordt in headhunting gewerkt met betaling in schijven en wordt de totale vergoeding in drieën verdeeld: 1/3 deel bij aanvaarding van de opdracht, 1/3 deel bij de shortlist en 1/3 bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst. In dit model dragen de opdrachtgever en opdrachtnemer beiden een deel van het risico. Inmiddels kennen we binnen recruitment nog veel meer variaties, waaronder het betalen van een uurtarief.

4. Een vast bedrag of een percentage?

Veel recruitmentbureaus baseren de bemiddelingsvergoeding op een percentage van het bruto jaarinkomen. Soms wordt dit bruto jaarsalaris op basis van een fulltime dienstverband aangevuld met allerlei zaken, zoals bonussen, winstdeling en de leasekosten van de auto. Omdat deze voorwaarden bij bureaus verschillen, kan dit zomaar enkele duizenden euro’s verschil opleveren in de bemiddelingsvergoeding. Je kunt natuurlijk ook een vast bedrag afspreken. Volgens mij heeft dit de voorkeur, omdat er dan geen prikkel is om de duurste kandidaat voor te stellen.

5. Garanties op kandidaten afspreken

Garanties binnen recruitment zijn een heikel punt omdat je dienst een mens van vlees en bloed is. Dit betekent dat de perfecte kandidaat die 100% voldeed, na zes maanden toch opeens ontslag kan nemen of krijgen. Bij mensenwerk zijn zoveel factoren van invloed. Alles is mogelijk. De samenwerking met de manager loopt stroef, beloftes worden gebroken of er gebeurt iets ingrijpends in de persoonlijke situatie bij de nieuwe medewerker. Zaken waar een recruiter tijdens het recruitmentproces niet veel aan kan doen. Het blijft natuurlijk zeer onbevredigend als je veel geld investeert in een nieuwe medewerker die maar kort in dienst blijft. Bureaus bieden daarom drie soorten garantie of compensatie:

• de uitgestelde betaling waarbij (een deel van) de factuur later betaald wordt;
• een herplaatsingsgarantie waarbij het recruitmentbureau zonder kosten op zoek gaat naar een nieuwe medewerker;
• de terugbetalingsregeling voor de medewerker die binnen een bepaalde periode vertrekt.

Regelingen kunnen natuurlijk variëren in percentage en looptijd.

6. Off limit bepalingen en anti-ronselbeding

Recruiters ‘are in the art of stealing people’. Je wil alleen voorkomen dat ze de beste mensen bij jou weghalen. Daarom is het slim om met je bureau een anti-ronselbeding af te spreken waarin je verbiedt dat een bureau na de plaatsing bij je mag werven (en zeker niet de geplaatste medewerkers). We kennen allemaal de verhalen van kandidaten die na een paar jaar opnieuw benaderd worden door de recruiter die ze geplaatst heeft.

7. Kennismaken met de nieuwe recruiter

Sommige bureaus lijken op een duiventil waarbij je telkens kunt kennismaken met een nieuwe recruiter. Wat mij betreft hoef je daarmee niet in zee te gaan. Je betaalt een bureau namelijk een premium prijs en mag daarvoor ook een premium dienstverlening verwachten. De kennisoverdracht moeten bureaus zelf organiseren. Goede bureaus – met een stabiel en meer ervaren personeelsbestand – werken langer met deskundigere consultants en hanteren vaak dezelfde bemiddelingsvergoeding.

8. Wel een goed bureau maar twijfels over de recruiter?

Het kan natuurlijk gebeuren dat je tegenover een recruiter zit waar je het niet mee ziet zitten. Een slecht begin voor een succesvolle samenwerking omdat vertrouwen van groot belang is. Als je twijfelt over de deskundigheid van de recruiter, stel je dan op als kritische kandidaat (hij of zij moet namelijk jouw organisatie en vacature ‘verkopen’). Maak je twijfels hierover bespreekbaar. Een professioneel bureau neemt je wensen als klant serieus.

9. Wel of geen exclusiviteit afspreken met het recruitmentbureau?

Exclusiviteit afspreken met het recruitmentbureau kan helpen om meer commitment en focus op de opdracht te krijgen. Je geeft het bureau een bepaalde periode het alleenrecht om te werven voor de vacature. Let goed op hoelang je deze exclusiviteit laat duren; als een recruitmentbureau niet de juiste kandidaat kan leveren, wil je niet onnodig lang aan de samenwerking vastzitten.

10. Exclusiviteit op geïntroduceerde kandidaten

Recruitmentbureaus beschermen hun werk – de geïntroduceerde kandidaat – en je kunt die dus niet zomaar in dienst nemen. Voor iedere kandidaat van een bureau geldt dat je deze niet binnen een bepaalde periode zelf in dienst mag nemen (dus zonder tussenkomst van het bureau). Dit geldt ook voor kandidaten die je afwijst. Let goed op wat precies over deze periode in het contract staat.

11. Wel of niet samenwerken met een cv-schuiver?

Veel bureaus en recruiters worden weggezet als cv-schuivers die alleen maar uit zijn op snel geld verdienen. Ook jij ontvangt waarschijnlijk wel eens een kandidaat terwijl je helemaal geen vacature of samenwerking hebt. Wat je ook van cv-schuivers vindt: ze bestaan. En wat zij heel goed doen, is candidate management. Zij leggen schaars talent in de watten en zoeken voor die kandidaat een mooie baan. Eigenlijk zijn ze belangenbehartigers van de kandidaat. Die focus gaat helaas vaak wel ten koste van de screening of de kandidaat bij jouw organisatie en vacature past. Binnen deze kandidaat gebaseerde vorm van dienstverlening bevinden zich de meeste cowboy agencies.

12. Kiezen voor een groot algemeen of een klein gespecialiseerd bureau

Je kunt de bureaus niet over een kam scheren. Er zijn geweldige, grote bureaus met goed getrainde recruiters en kleine bureaus die fantastisch werk leveren in een kleine niche. Samenwerken met enkele grotere leveranciers kan schaalvoordelen in tarief en contractmanagement opleveren. Een kleiner gespecialiseerd bedrijf is vaak beter af met klein gespecialiseerd bureau dat volledig thuis is is in de relevante vakgebieden (recruiters noemen dat een boutique firm).

Buiten deze 12 keuzes in samenwerking met een selectiebureau, tot slot een paar algemene tips om het juiste recruitmentbureau te selecteren:

• Evalueer een bureau en recruiter op dezelfde manier als je een kandidaat beoordeelt
• Bepaal vooraf wat je belangrijk vindt in de dienstverlening (snelheid van werken, veel kandidaten, een efficiënt proces, regelmatige updates over de procedure …)
• Check de ervaring van het bureau én de recruiter met jouw specifieke doelgroep
• Lees de voorwaarden en vooral ook de kleine lettertjes

Dit artikel verscheen eerder op Het Recruiting Kantoor