EEN VACATURE? NIET HET PROBLEEM VAN RECRUITERS

Op welke schouder staat het aapje?

O jee, daar komt de business. Met een vacature waarvoor zij gisteren nog meerdere kandidaten willen zien.
Het onvermogen van de lijnmanager om te plannen resulteert in een capaciteitsprobleem. Dit probleem wordt vervolgens aan recruitment toebedeeld. Want recruitment is er voor de werving. Toch?

Op 3 augustus ben ik jarig. En ik heb echt ontzettend zin in weer eens een knalfeest. Ook hoop ik (heel hard) dat de anderhalvemetersamenleving dan (ver) achter ons ligt. Dus nodig ik al maanden van tevoren 100 van mijn beste vrienden uit voor een groots verjaardagsfeest.

Een dag van tevoren, op 2 augustus, loop ik binnen bij Peter van mijn favoriete café ’t Pantoffeltje. Ik vraag hem: ‘heb jij morgen voor mij jouw hele zaak beschikbaar en voldoende Bossche bollen, drank en personeel in huis zodat ik hier met 100 mensen mijn verjaardag kan vieren?’ Als Peter mij dan een ‘nee’ verkoopt. Wiens probleem is dat dan?

Op het moment dat de lijnmanager aan recruitment vraagt een vacature zo snel mogelijk in te vullen, zegt hij eigenlijk: ‘Ik vraag, u draait.’ En door hier vaak nog de meest onmogelijke functievereisten aan toe te voegen draait recruitment door. Dat is het moment dat recruitment op de rem moet trappen. Keihard.

Rol van recruitment
Een vacature is namelijk niet het probleem van recruitment. Het is het probleem van de business, dat vaak ons probleem wórdt gemaakt.

Het is essentieel dat recruitment dit beseft en het lef toont om het probleem terug te leggen. Begrijp me niet verkeerd, natuurlijk speel je wel een rol bij de vacature. Want recruitment is verantwoordelijk voor de werving, maar niet op de manier die door de business wordt bepaald. Recruitment is namelijk een specialisme. Ons specialisme. Of vertel je de lijnmanager ook hoe die zijn vak uitoefent?

De rol die recruitment wél speelt is sámen met de business het probleem zien te voorkomen. Dat er niet om 5 voor 12 bij jou aan de bel wordt getrokken, maar dat jullie met elkaar ruim op tijd de oplossing klaar hebben liggen. Dit is mogelijk wanneer er wordt geanticipeerd op de verandering.

Voeten op tafel
In the end gaat dit vooral om gelijkwaardigheid. Recruitment en de business moeten elkaar wederzijds begrijpen. De rol van recruitment is daarbij ook om de business mee te nemen in het proces. Gooi zeker eens per kwartaal de voeten op tafel en neem elkaar mee in wat er allemaal gebeurt.

Zo’n gesprek is tweerichtingsverkeer. Dus zorg dat de business inzicht krijgt in de actuele arbeidsmarkt en gaat inzien hóé recruitment werkt. Weet jouw gesprekspartner dat je 100 mensen moet benaderen om 1 hire te vinden? Dat een gemiddelde procedure tijd kost? Tijd die de organisatie nodig heeft, maar ook de tijd die een kandidaat nodig heeft om de keuze te maken voor de betreffende vacature bij jouw organisatie? Weet de business dat haastige spoed zelden goed is, omdat de kosten van een bad hire te vergelijken zijn met de prijs van een leuk huis? Of dat de beoogde doelgroep in de huidige markt heel schaars is en daarom zeer moeilijk te werven?

Naast dat recruitment in een gesprek inzicht geeft in de actuele arbeidsmarkt en in hóé recruitment werkt gaat het vooral over de business. Wat is de lijnmanager opgevallen tijdens de laatste ronde van beoordelingsgesprekken? Wat zijn de knelpunten die op termijn kunnen worden verwacht? Wat speelt er in de business?
Want een vertrek door pensioen of een tijdelijk capaciteitsprobleem door een zwangerschapsverlof is vrij makkelijk te forecasten. Maar een mogelijk vertrek van zittende medewerkers, een piek in de workload of groei kun je ook zien aankomen. Van mijlenver.

Een grote retailer start met zijn zoektocht naar vastgoed. Is de winkellocatie gevonden? Dan is de eerstvolgende prioriteit: de werving van winkelpersoneel. Pas daarna wordt er gewerkt aan de winkelinrichting, voorraad, supplychain, marketing, et cetera.

Toch komt het nog best vaak voor dat ik vacatures voorbij zien komen waar staat: ‘Volgende week openen we de deuren van onze nieuwe winkel en we zoeken nog personeel.’

Met inzicht van beide kanten kun je als recruitment jouw verantwoordelijkheid pakken en bouwen aan die talentpool. Zorgen dat de vijver goed gevuld is voor het moment dat de hengel uitgegooid moet worden. Niet alleen kun je dan dat probleem voor zijn, ook kun je het beste talent uit de markt halen in plaats van te settelen met de beste sollicitant.

De business meekrijgen
Kortom: het is de hoogste tijd voor de ‘evolutie van 360º-recruitment naar adviserend recruitment’. Alleen zit niet iedereen in je organisatie er (al) op te wachten dat jij je voeten op tafel gooit. Simpelweg omdat er in de business nog onvoldoende besef is dat hun rol significant moet veranderen. Onder aan de streep is dat ‘eigen schuld, dikke bult’. Primair omdat de business is verwend, doordat recruitment eerder het probleem altijd wel overnam. Op de tweede plaats omdat je hen eerder onvoldoende meenam in het hoe-wat-waarom van de arbeidsmarkt en het wel en wee van het recruitmentvak.

Hoe zorg je er dan toch voor dat je die rol van adviserend recruiter kunt pakken? Want nog geen paar zinnen terug schreef ik dat niet iedereen hierop zit te wachten. Binnen elke organisatie zijn er altijd managers of leidinggevenden die wel openstaan voor de nieuwe aanpak. Leg je voeten en de kaarten bij deze mensen op tafel. Wees transparant en zeg: ‘we gaan voor de trial-and-error-fase. Zo gaan we het proberen en dit is hoe we het gaan doen.’

Tijdens je gesprekken zijn vacatures niet meer het enige gespreksonderwerp. Je praat met elkaar over de toekomst van de workforce. Maakt keuzes in wat wel en niet te doen. Bepaalt welke invloed dit heeft op de gewenste competenties. Ook kijk je mee naar de stip op de horizon van de businessunit. Want, als dit de ontwikkeling is, wie hebben we daarvoor straks nodig? Wat is ontwikkelbaar? Welke route stippelen we uit voor onze wandeling? Want recruitment is niet langer ‘hollen en stilstaan.

Op het voetstuk
Resultaten volgen ongetwijfeld. Op die manier werk je aan je eigen bewijslast. Bewijslast door middel van de succesverhalen en door deze te onderbouwen met data.

Die verhalen vertellen zichzelf, want good news travels fast. Met die aanpak krijg je de hele business mee. Sterker nog, waar jij je voeten op tafel legt, legt de business er nu een heerlijk kussentje onder. Zij willen nu maar al te graag dat gesprek met je aangaan. Omdat zij hebben gehoord dat 1 zo’n gesprekje met recruitment per kwartaal zorgt dat er geen acute capaciteitsproblemen meer ontstaan.

En zo stapt de lijnmanager van zijn voetstuk af en ontstaat voor recruitment de ruimte om op dat voetstuk plaats te nemen.

Dit artikel verscheen eerder op Cooble.nl