Laat ik er maar eens met een lekkere boute uitspraak invliegen. Als je een uitzend- of detacheringsbureau hebt, levert een recruitmentsysteem (of Applicant Tracking System (ATS), uitzendsysteem of hoe je het ook wilt noemen) je altijd meer op dan het je kost. Is dat niet het geval, dan heb je het verkeerde systeem gekozen of gebruik je het niet goed.

Als werving en matching je ‘core business’ is, is een goed systeem onmisbaar. Zelfs als je bedrijf heel overzichtelijk is en je bovendien handig bent met Outlook, Excel en andere handige kantoorsoftware.

Van nature sta ik sceptisch tegenover allerlei ‘spiegeltjes en kraaltjes’ in de software wereld, omdat deze vaak afleiden van het doel (“voor welk probleem is dit een oplossing?”). Toch vind ik dat goed ingerichte recruitment software voor iedere uitzender en detacheerder onmisbaar is. In deze blog leg ik uit waarom.

Recruitment is meer dan alleen ‘vissen’

Een recruitmentsysteem wordt interessant als je regelmatig nieuwe vacatures hebt en je een groot aantal kandidaten moet beheren. Als uitzender of detacheerder ben je dagelijks bezig met het vinden en verleiden van nieuwe kandidaten en met het matchen van vraag en aanbod. Maar als het goed is ook met het opbouwen van een relatie met je bestaande kandidaten en opdrachtgevers. Het is dus niet alleen maar ‘vissen’ (in dezelfde vijver als waar al je concurrenten ook hun hengeltje in hebben liggen), maar ook ‘kweken’ van toekomstige mogelijkheden!

Als je dat goed wilt organiseren, moeten je processen goed gestructureerd zijn, liefst in één omgeving. Daarin combineer je een CRM (Customer Relationship Management)-deel voor je opdrachtgevers met een ATS (Applicant Tracking System)-deel voor je kandidaten. Daar tussenin zit matching functionaliteit. Bovendien koppel je er nuttige extra tools aan. Op die manier kun je stap voor stap bouwen aan de relatie met je kandidaten, ook als je deze niet meteen kunt plaatsen.

De kapstok

Een goed ingericht recruitmentsysteem is het centrale systeem in je business. Van daaruit stuur je alle activiteiten aan. Daardoor hoef je niet steeds allerlei systemen naast elkaar te gebruiken, die bovendien ook nog eens voor een deel dezelfde gegevens nodig hebben. Als het systeem flexibel genoeg is, kan je er allerlei andere tools aan ophangen. Denk aan:

• Je website met vacatures (plaatsen van vacatures, automatisch in je systeem plaatsen van sollicitanten);
• e-mail;
• Multi-posting software om je vacatures te verspreiden onder vacaturesites;
• Intelligente matchingsoftware, die het koppelen van de vraag (de vacature) aan het aanbod (de kandidaat) ondersteunt;
• Feedback tools, die automatisch de vinger aan de pols houden met betrekking tot de tevredenheid van kandidaten en opdrachtgevers;
• Pakketten die videosollicitatie ondersteunen;
• Assessment tools;
• Digitale ondertekening;
• E-mail marketing tools;
• CV testing software;
• Urenregistratie;
• Planning software;
• Verloningssoftware;

Meten is weten

Je wilt grip op je werk hebben. Zo efficiënt mogelijk omgaan met je tijd en je geld. Met behulp van een goed ingericht recruitment systeem kan je zien wat het effect van je activiteiten en je investeringen is. Zodat je ook kunt bijsturen en jezelf kunt verbeteren.

Hoe mooi is het als je kunt zien hoeveel en welke plaatsingen je uiteindelijk haalt uit je ingezette vacaturesites, campagnes of andere wervingsmiddelen? Je krijgt dan een heel interessant inzicht in welke middelen voor jou werken en welke niet!

Met goede rapportages kan je ook analyseren welke activiteiten effectief zijn. Zorgt een toename van het aantal telefoontjes richting kandidaten voor een toename van het aantal plaatsingen? Of werkt een periodieke vacaturemailing misschien beter? Met goede rapportages leer je jouw proces steeds beter begrijpen, bijsturen en optimaliseren.

Beheersing van wettelijke kaders

Goede systemen blijven zichzelf ontwikkelen. Hiervan profiteer je als de wet- en regelgeving verandert. Neem de AVG. De betere systemen hadden heel snel een proces ingericht, waarmee je de verplichte toestemming kunt vragen, vastleggen en beheren. Zonder een goed systeem is het bijna onmogelijk om op een goede manier om te gaan met je kandidaten!

Het levert je geld op!

Als rechtgeaarde Hollander zijn we geneigd om meteen te vragen “wat kost dat?”. Want natuurlijk moet een leverancier van een ATS een boterham verdienen. Ik daag je uit om er anders naar te kijken: als je een recruitmentsysteem goed inricht en goed gebruikt, bespaar je veel tijd en geld! Ik ben ervan overtuigd dat de business case in de meeste gevallen positief zal uitvallen. Als je investering in je ATS hoger is dan de besparing van tijd, verhoging van de omzet en beter omgaan met je geïnvesteerde euro’s, dan moet je een ander systeem kiezen. Of beter omgaan met je huidige systeem!

Kiezen, inrichten, trainen, managen

Het klinkt eenvoudig en in basis is het dat ook. Maar er komt wel wat bij kijken voordat je het volle succes haalt uit een systeem. Hoe zorg je ervoor dat jij niet een van die bedrijven wordt ‘waarbij het aan de gebruiker ligt’?

• Er is veel keuze in systemen. ‘Het beste systeem’ bestaat niet, maar ‘het beste systeem voor jouw bedrijf’ wel! Zorg dat je goed weet wat je wilt en laat je goed voorlichten over de beschikbare opties.
• Als je een systeem hebt gekozen, moet het ingericht worden. De inrichting moet aansluiten bij je bedrijf. En uiteraard moeten de gegevens die je al hebt erin.
• Dan komen de gebruikers in beeld. Dat betekent het intrainen van vaardigheden en vooral het eigen maken van de werkwijze die je als bedrijf wenst.
• En tot slot komt het management om de hoek kijken. Het nieuwe systeem moet door alle lagen van je bedrijf gebruikt worden. Op de werkvloer als handig hulpmiddel, maar ook als stuurinstrument voor het dagelijkse management. Zonder betrokkenheid van het management is het beste systeem kansloos!

Zoek je hulp bij het selecteren en inrichten van het beste systeem voor jouw bedrijf, neem dan eens contact met me op. Ik denk graag met je mee!