Laatst werd ik benaderd door een nieuwe klant. “Hans, je moet me helpen bij het kiezen van een nieuw recruitmentsysteem. Het systeem dat we nu hebben is echt kansloos!”. Toevallig betrof het een systeem dat ik kort daarvoor tot groot enthousiasme bij een andere klant had geïmplementeerd…
Hoe kan het dat een systeem bij het ene bedrijf wel functioneert, terwijl bij een ander bedrijf de stoom al uit de oren komt bij het horen van de naam?
Waarschijnlijk is in het voortraject één van de zeven fouten op het gebied van recruitmenttechnologie gemaakt. Het systeem op zich is niet verkeerd, maar het wordt niet op de juiste manier ingezet. Om het in de beeldspraak van auto’s te zeggen: je hebt een Ferrari gekocht, maar je bent vergeten om rijles te nemen. De leverancier heeft je wel verteld hoe de wagen werkt, maar dat wil nog niet zeggen dat je vlot en veilig door het verkeer kan komen… je rijdt 70 kilometer per uur als voorste auto van de file!
De verkoper
De core business van de leverancier van het recruitmentsysteem is het maken en leveren van software. En onderhouden. Natuurlijk leiden zij de gebruikers ook op om het systeem goed te kunnen gebruiken. Maar moeten zij hun klanten ook begeleiden om hun organisatie (her)in te richten om optimaal te kunnen werven? En om te kiezen welke andere middelen ze inzetten om meer plaatsingen te doen?
Nee. Een autodealer leert je niet rijden, daar is een verkeersschool veel beter in. Laat staan dat hij een anti-slipcursus geeft. En hij bemoeit zich er ook niet mee als de koper een houder voor zijn telefoon zoekt. Of een aanhangwagen, of een luchtverfrisser.
De gebruiker
Als je altijd hebt gefietst, of als je jezelf altijd op een brommertje hebt verplaatst, dan verandert er veel als je opeens in een auto gaat rijden. Zelfs als je brommer flink opgevoerd was! Je bent sneller op de plaats van bestemming, kunt meer mensen en bagage meenemen en je blijft droog, om maar eens wat te noemen.
Zo gaat het ook als je als uitzendbureau gaat digitaliseren. Je kunt meer sollicitanten in behandeling nemen, krijgt meer inzicht in je proces en je kunt veel beter matchen tussen vraag en aanbod. Dat heeft invloed op de taken die er overblijven voor de recruiters, consultants of intercedenten. Repeterende taken kosten minder tijd. Deze tijd kan gebruikt worden voor de wezenlijke onderdelen van het vak: contacten met kandidaten, medewerkers en opdrachtgevers.
Een andere verandering is, dat het mogelijk wordt om een deel van de werkzaamheden ‘centraal’ te beleggen. Een simpel voorbeeld: als je weet hoe iedereen heet, wat het mailadres of telefoonnummer is en wanneer hij of zij jarig is, dan kan je inrichten dat iedereen op tijd gefeliciteerd wordt. Hoe meer gegevens je verzamelt (functie, interesse, beschikbaarheid, regio), hoe verder je daarin kunt gaan. Recruitment schuift meer op naar marketing, waarbij je centraal en op basis van (eigen en externe) data acteert.
De onderdelen
De ene softwareleverancier levert meer onderdelen mee dan de ander. Dat heeft te maken met visie en mogelijkheden. Grofweg zijn er twee stromingen:
- All-in-one. De softwareleverancier ondersteunt het gehele recruitmentproces. Of in sommige gevallen zelfs het gehele uitzendproces. Mogelijke onderdelen zijn de website, kandidatenbeheer (ATS), beheer van opdrachtgevers (CRM) en vacatures, soms tot en met planning, urenregistratie en verloning. Daarnaast kunnen er allerlei tools gebruikt worden voor bijvoorbeeld het verspreiden van vacatures, videosollicitatie, het uitzetten van enquêtes en dergelijke. Voordeel is, dat alles samenkomt in 1 systeem en er dus geen koppelingen, losse logins en dergelijke nodig zijn.
- Best of breed. De leverancier gelooft in specialisme en maakt het mogelijk om de beste tools aan elkaar te koppelen. ‘Ieder zijn eigen specialisme’ en de klant (het uitzendbureau) kan voor ieder proces de leverancier kiezen die het beste past bij zijn uitdaging.
Voor beide stromingen is wat te zeggen. Wat het beste past bij jouw bedrijf, is afhankelijk van je uitgangssituatie en de eisen die je stelt aan je software.
In de autowereld geldt dit principe ook. De meeste dealers monteren graag een trekhaak (~koppeling), al kan je dat ook door een specialist laten doen. Maar niet ieder merk levert ook dakkoffers, spoilers, navigatie of lichtmetalen velgen. En sommige auto’s hebben zoveel ruimte, dat je geen aanhangwagen nodig hebt. Dat betekent wel, dat parkeren lastiger wordt.
De rijschool
Rijden leer je bij een verkeersschool. Je zult wel moeten, want zonder rijinstructeur mag je de weg niet op als je geen rijbewijs hebt.
Dat is het grote verschil met onze branche: daar bestaat geen rijbewijs. Je kunt als uitzendbureau zonder voorbereiding een recruitmentsysteem in gebruik nemen. De vraag is, of dat verstandig is. Met vallen en opstaan leer je het uiteindelijk best gebruiken. Maar het kost tijd. En het risico van schade is groot.
De softwareleverancier kan je de vaardigheden bijbrengen om het systeem te gebruiken. Maar voor de echte analyse van je processen en het opstellen van een plan om deze te optimaliseren, heb je een specialist nodig. In mijn optiek zijn softwareleveranciers daar niet de juiste partij voor. Het verkopen en leveren van de auto is nu eenmaal een ander vak dan het naast de klant zittend rijles geven of een slipcursus. Bovendien behartigt een externe deskundige jouw belangen op een objectieve en kritische manier.
Hulp nodig bij het inrichten, implementeren en gebruiken van recruitment technologie? Neem dan contact met mij op!
Dit blog verscheen eerder op Experts in Flex.
