Haal alles uit het recruitmentsysteem deel 3: combineren met andere systemen
Als uitzend-, detacherings-, werving & selectie- of bemiddelingsbureau is de relatie met zowel kandidaten als opdrachtgevers essentieel. Je organiseert dit vanuit het recruitmentsysteem (ATS/CRM). In deze serie van vier artikelen behandel ik de belangrijkste succesfactoren bij het gebruik van een recruitmentsysteem. En geef ik aanbevelingen om het optimale uit het systeem te halen.
Het ATS is hét centrale systeem voor ieder efficiënt georganiseerd flexbedrijf. Maar het is zelden of nooit het enige systeem waarmee gewerkt wordt. Sommige systemen kunnen volledig worden geïntegreerd en andere systemen blijven apart functioneren. In dit artikel behandel ik een aantal systemen naast het ATS en geef ik aan hoe je alle systemen het beste kunt organiseren binnen een consistent systeemlandschap.
Eigen site en externe jobboards
Om instroom te genereren, publiceer je de vacatures van je bedrijf. Op de eigen website en op andere websites waar vacatures geplaatst worden (jobboards).
Enkele ATS-leveranciers leveren een werkenbij-site bij hun systeem, om de vacatures te publiceren. Vrijwel alle andere aanbieders hebben een zogenaamde API, waar een websitebouwer vacaturegegevens vanaf kan halen om te publiceren. Via diezelfde API kunnen sollicitanten automatisch in het ATS ‘geschoten’ worden.
Voor het publiceren op externe jobboards zijn verschillende opties:
- Een multiposter ontzorgt je volledig. Als zij een integratie met het ATS hebben, kunnen zij vacatures op alle gewenste jobboards publiceren;
- Als je met een beperkt aantal jobboards zaken doet, zou je kunnen afspreken dat zij de gegevens van je website ‘scrapen’ of - beter - de gegevens via een zogenaamde ‘XML feed’ ophalen. Nadeel hiervan is dat je de koppelmogelijkheden zelf moet onderhouden en dat je met iedere jobboard apart afspraken moet maken.
Naast deze grote lijnen zijn er nog allerlei details waar je rekening mee moet houden. Denk aan de sollicitatiemogelijkheden op een jobboard, het vastleggen van de bron waar een sollicitant vandaan komt, etc. Ook hier hebben de ATS’en verschillende oplossingen voor beschikbaar.
Social Media
Wat geldt voor jobboards, geldt ook voor sociale media. Alleen is het plaatsen daarop iets lastiger te automatiseren. Berichten zijn korter, beeldmateriaal is een must en de platforms zijn minder gericht op integratie. Toch zijn er tools die het posten van vacatures op social media ondersteunen, waarbij ze de basis informatie uit het ATS halen. Deze tools zijn nooit 100% geïntegreerd in je ATS, maar als je meer uit social media wilt halen en je mist de vaardigheid om dit zelf te doen, bieden zij een mooie toegevoegde waarde!
Veel recruiters maken intensief gebruik van LinkedIn om kandidaten te zoeken. Het eerste contact vindt plaats binnen de LinkedIn omgeving, de eerste communicatie via InMails. Bij wederzijdse interesse wil je de kandidaat opnemen in je ATS. Hoe mooi is het om in LinkedIn al te kunnen zien of een kandidaat al in je database staat? En hoe handig is het om de gegevens van de kandidaat (inclusief de inmails) met één druk op de knop in je database op te nemen?
LinkedIn heeft de mogelijkheid om dit te ondersteunen. Hetzij rechtstreeks gekoppeld aan een ATS, hetzij via een tussenpartij die dit organiseert. Zeker voor de partijen die intensief sourcen in LinkedIn is dit een geweldige uitkomst!
Externe vacatures
In de huidige arbeidsmarkt geldt: ‘wie het talent heeft, heeft de omzet’. Hoe frustrerend is het dan als je een goede kandidaat hebt, maar je hebt net geen geschikte vacature beschikbaar. In dat geval is het geweldig als je, gebaseerd op het profiel van de kandidaat, alle passende vacatures op de arbeidsmarkt kan vinden.
Hier zijn databases voor die alle vacatures van het internet verzamelen en doorzoekbaar maken. Via een koppeling, kan je deze vacatures in het ATS vindbaar en zichtbaar maken.
Communicatie
In het ATS wil je een compleet overzicht van alle relevante informatie van de kandidaten hebben. Daarom is het belangrijk om ook alle communicatie te bewaren in het ATS. Telefoonnotities, e-mail conversaties, maar ook gesprekken via Whatsapp.
Via de juiste koppelingen en integraties kan je alle communicatie bundelen in het ATS. Daarnaast maken dit soort koppelingen het mogelijk om een selectie van kandidaten tegelijkertijd een (gepersonaliseerde) e-mail of Whatsapp bericht te sturen.
Feedback
Tevredenheidsmetingen, polls, NPS enquêtes (‘hoe waarschijnlijk is het dat je ons aanbeveelt’), ze geven inzicht in de kwaliteit van je dienstverlening. Verzamel deze informatie niet alleen als je daar toevallig tijd voor hebt of als je een stagiair hebt. Als je continu een vinger aan de pols houdt, kan je veel sneller bijsturen. Met de juiste systemen kan je bijvoorbeeld iedereen die gesolliciteerd heeft vragen naar zijn of haar ervaring.
Assessment
Het CV laat zien wat een kandidaat in het verleden heeft gedaan. De voorspellende waarde over wat deze in de toekomst kan (en wil) is echter beperkt. Een assessment zegt veel meer over de competenties en softskills en heeft daardoor een veel betere voorspellende waarde.
Als je rekening kan houden met de uitkomsten van een assessment, wordt de kwaliteit van de match veel beter. Daarom is het belangrijk om de assessment tool die je gebruikt te integreren in je ATS.
Mid- en backoffice
Er is altijd discussie over welke processen bij de mid- en welke bij de backoffice horen. Daarom vat ik ze in deze paragraaf samen. Alle processen die na het commerciële proces komen, vallen onder de mid- en backoffice:
- Contracten aanmaken en ondertekenen;
- Onboarding;
- Urenregistratie;
- Verloning;
- Facturatie;
- Boekhoudkundige verwerking.
Sommige ATS’en behappen alles van A tot Z. Ideaal, maar soms is de ondersteuning van deelprocessen beperkt. Soms heb je op onderdelen verdergaande specialisatie nodig en dan zal je bepaalde processen moeten onderbrengen bij een meer gespecialiseerd systeem.
Uiteindelijk streeft ieder bedrijf naar:
- een vlekkeloze procesgang zonder dubbel werk;
- inzicht in de resultaten van alle bedrijfsprocessen.
Hiervoor moeten front-, mid- en backoffice gekoppeld of geïntegreerd zijn. Tevens is het belangrijk om te kunnen rapporteren over het gehele proces. Zodat je uiteindelijk antwoord kan geven op vragen als “wat levert een campagne op aan omzet/marge?” of "Welke wervingsbron levert de grootste ROI op?”.
Als de processen niet binnen één pakket geïntegreerd zijn, kan het koppelen van dergelijke systemen behoorlijk uitdagend zijn. Daarom adviseer ik om vooraf het gewenste applicatielandschap te schetsen en te onderzoeken welke koppelingen mogelijk zijn.
Het maken van de juiste afwegingen om tot het best passende applicatielandschap te komen, vergt expertise. Zorg dat je deze expertise in huis haalt om de juiste keuze te kunnen maken.