Maak van je rode loper een gouden loper voor referral kandidaten

Referral recruitment is ‘via-via’-recruitment en daarmee een hele gemakkelijke manier om aan (kwalitatieve) kandidaten te komen. Zeker als je jouw eigen werknemers aan het werk zet. Zij weten immers het best wat voor type kandidaat je zoekt én of de kandidaat die zij voor ogen hebben ook past bij de organisatie. En dit is nou precies waarom de candidate experience van een referral kandidaat niet te vergelijken is met die van een ‘gewone’ kandidaat. Hoe dit precies zit leg ik je in dit blog uit.

Waar hebben we het over?

Inmiddels heb ik al een aantal blogs geschreven over de candidate experience: de totale ervaring van een kandidaat die hij/zij opdoet met jouw organisatie tijdens de candidate journey. Bijvoorbeeld mijn blog over dat we het niet spannender moeten maken dan het is. Het is immers onderdeel van ons werk als recruitment professionals: zorgen voor de beste ervaring die een kandidaat kan wensen. Een goede candidate experience maakt jouw dag én die van de kandidaat.

Waar deze kandidaatreis begint en eindigt? Daar kunnen we over discussiëren. Voor mij geldt: vanaf het eerste contact tot een ondertekend contract. Alleen… dit eerste contact verschilt per kandidaat. Waar een ‘gewone’ kandidaat de eerste touchpoints online vindt (hierover later meer in een ander blog), krijgt een referral kandidaat met jou te maken. Bijvoorbeeld via een vriend(in) of familielid die al bij jou werkt. Deze kandidaat weet waarschijnlijk al veel meer over jouw organisatie. De leuke én de minder leuke verhalen. En daarnaast is de ervaring die de aandragende medewerker heeft over het referral proces er ook mee gemoeid. Reden genoeg dus om aandacht te besteden aan de candidate experience van een referral kandidaat.

Even strooien met wat cijfers
Je zult nu wel denken: ‘waarom aandacht besteden aan een andere candidate experience voor slechts een paar referral kandidaten?’ En ik snap dat! Het volume ligt immers niet bij referral kandidaten (helaas!). Tenminste, bij de meeste organisaties. Uit onderzoek van Search & Co en Firstbird is gebleken dat de meeste organisaties slechts 5% van de sollicitaties haalt uit referral. Niet veel dus. Maar… uit datzelfde onderzoek bleek ook dat de helft van die referral sollicitaties qua kwaliteit bij de top performers van de organisatie behoort en blijven ze gemiddeld genomen langer in dienst. Daarnaast helpt referral recruitment je niet alleen met het snel en gemakkelijk invullen van je vacatures. Het helpt ook in het verspreiden van je werkgeversverhaal. Jouw referral netwerk is immers zo groot als het netwerk van jouw medewerkers bij elkaar. Tot slot helpt referral recruitment ook aan de kant van de kandidaat. Die op deze manier op een laagdrempelige manier kennismaakt met jouw organisatie. Win-win dus. Alleen moet het proces dan wel goed zijn. En dat maakt, als je het mij vraagt, dat je hier toch echt aandacht aan moet besteden.

Hoe pak je dit aan?
Inmiddels weet je hoe je een candidate journey moet ontwerpen. Maak het ook niet moeilijker dan dat: map, design, manage, meet, repeat. Voor de journey van een referral kandidaat is dat niet anders. Stap in de schoenen van deze kandidaat en ga aan de slag:

1. Mapping: Hoe ziet de kandidaatreis van een referral eruit? Waar begint en eindigt deze en welke touchpoints horen daarbij? Denk bijvoorbeeld aan de gesprekken die deze kandidaat al heeft gevoerd met de aandragende collega. En hoe speel jij daar als recruitment professional op in? Maar ook: hoe wordt deze kandidaat aangedragen? En welke contactmomenten zijn er vanaf dan tussen de organisatie en de referral kandidaat?
2. Design: Zijn die touchpoints al ingericht, zit daar verbetering in of moeten ze nog ontworpen worden? Denk out-of-the-box en ga daarna prioriteren. Eén ding is zeker: jouw werkgeversbelofte moet ook hier altijd terugkomen.
3. Managen en meten: Houd ook voor deze, andere, candidate journey aandacht. Stel doelen en meetpunten en optimaliseer op basis van data. Je zult zien dat de data in deze kandidaatreis anders is dan bij een ‘gewone’ kandidaat. De doorlooptijden zijn sneller, maar ook heb je te maken met een lagere cost per hire en minder uitval. Daarnaast zal ook de ervaring van deze kandidaten anders zijn. Meet dit dus ook apart van de ‘gewone’ candidate experience.

Je zult snel merken dat deze journey korter is dan die van een ‘gewone’ kandidaat. Vooral omdat de aandragende collega al informatie heeft gedeeld en deze kandidaat dus al veel meer over jouw organisatie weet. Je sollicitatieprocedure kan daarom ook veel sneller. Uit het onderzoek van Firstbird blijkt dat meer dan de helft van de organisaties HR/recruitment kosten bespaart met hires vanuit referral. En bij de helft van deze organisaties is de aangedragen kandidaat binnen een maand is aangenomen. Al moet ik eerlijk zeggen dat ik een maand nog steeds erg lang vind…

Vergeet daarnaast niet de communicatie met de aandragende collega. Ook hem/haar moet je op de hoogte houden. Een appje naar de collega is misschien al genoeg. Deze collega zal contact houden met de kandidaat. Als er ergens kinken in de kabels zitten, zullen ze dat van elkaar horen. Communicatie is hier dus de sleutel tot succes.

Moraal van het verhaal
Hoewel het volume wellicht niet bij referral ligt, is het niet minder belangrijk om de candidate experience van deze kandidaten goed in te richten. Dit vraagt even wat tijd en aandacht van jou als recruitment professional. Je moet immers nog een keer dit proces uitdenken en ontwerpen. Maar omdat hier zowel een kandidaat als een medewerker mee gemoeid is, is het belangrijk - misschien wel belangrijker - om hier goed aandacht aan te besteden. Referrals leveren immers meer kwalitatieve hires op en als je het proces goed hebt ingericht heb je niet één, maar twee tevreden medewerkers. Wat weer zal zorgen voor meer referrals. Zo is de cirkel rond en dat maakt ook dat de rode loper die je uitrolt voor nieuwe kandidaten bij een referral verandert in een gouden loper. Als je het goed doet tenminste…

Contact
Een keer sparren? Of hulp nodig bij het mappen, ontwikkelen, optimaliseren, managen of doormeten van jouw candidate journey of experience? Reageer in onze open boards of stel je vraag aan mij via het ‘ask the expert’-board op Kiqit.