Verbeter je standaard mail

De standaard e-mail is het best bewaarde geheim van je recruitment- en/of HR-afdeling. Gestandaardiseerde berichten die je (potentiële) medewerkers stuurt, omdat je wekelijks talloze sollicitaties en berichten ontvangt. Dat zijn vele contactmomenten waar je de start van de candidate experience kan maken. Of kan breken. Voorkom dat jouw standaard e-mails de sollicitanten niet irriteert.

De rol van standaardberichten

De meest bekende standaardmail is wel die van de afwijzing. Toch zijn er daarnaast nog tig andere mails die gestandaardiseerd in je recruitmentsysteem zitten. Denk aan de automatische mailbevestiging aan de sollicitant, een afspraakbevestiging voor een sollicitatiegesprek, de uitnodiging voor een assessment. Verderop in het proces kun je denken aan de mail die je stuurt ter begeleiding van de arbeidsovereenkomst. Ook op het moment dat de sollicitant is getransformeerd gaat de mailstroom door: tot de bevestiging van de aanvraag voor ouderschapsverlof tot de ontslagbrief. Kortom: de rol van standaardberichten in de candidate én employer experience is enorm. En de impact ook!

De gevolgen van een slechte candidate experience

Het gevolg van dit soort standaardmails is niet alleen dat de ontvanger nooit meer bij de organisatie solliciteert of nog een dienst bij je afneemt. 72% van de sollicitanten die een  slechte candidate experience ervaarden, vertelden dit actief aan anderen. Online en offline. 64% van de sollicitanten is na een slechte candidate experience minder geneigd om goederen of diensten af te nemen bij het bedrijf dat hiervoor zorgde. Je raakt dus naast een (goede) sollicitant, een klant en een brand ambassador kwijt! Bijvoorbeeld door een standaardmail zoals deze te sturen:

Geachte meneer de Vries,  

Hartelijk dank voor jouw sollicitatie op een van onze functies. Helaas zal ik je moeten afwijzen, andere kandidaten passen beter in het profiel. 

Om deze reden zullen wij jou niet uitnodigen voor een kennismakingsgesprek. 

Wij wensen jou veel succes bij het vinden van een passende baan.

Dit is met recht een standaardmail. De persoonlijke noot, creativiteit en positiviteit missen. Bij een slechtnieuwsbericht als die van de afwijzing is dit extra belangrijk.

Het verbeteren van standaardmails is veel makkelijker dan je denkt. Hoe schrijf je een e-mail aan een vriend? Neem de elementen uit die vriendelijke mail in gedachten. Hieronder zie je een voorbeeld voor een positieve mail mét afwijzing, die zorgt dat sollicitanten nog steeds bij je willen solliciteren, kopen en verkopen.

Onderwerpregel Dank je wel voor je sollicitatie bij de Bonbonshop!

Beste Fin,

Bij de Bonbonshop lopen onze klanten de deur plat. In dit geval vallen we met de deur in huis. Ik vertel je direct dat ik je niet uitnodig voor een sollicitatiegesprek voor de vacature medewerker chocoladefabriek.

Geen goed nieuws dus. Ik licht het wel graag aan je toe: andere sollicitanten hadden net meer raakvlakken met de vacature dan jij.

Heb je vragen over je sollicitatie? Neem gerust contact met mij op. Ik ben bereikbaar op 06 – 12 34 56 78, op maandag tot en met vrijdag tussen 13.00 en 16.00 uur. Je kunt mij ook mailen via annevermeer@bonbonshop.nl.

Nogmaals bedankt voor je sollicitatie. Ik hoop dat je nog een keer bij ons wilt solliciteren in de toekomst. Kom anders gerust eens langs in de bonbonshop als klant, ik trakteer je graag op een overheerlijke bonbon.

Met vriendelijke groet,

Anne Vermeer

Afdeling HR Bonbonshop

5 snelle schrijftips waar je vandaag nog je candidate experience mee kunt verbeteren

1. Zet de belangrijkste boodschap in je onderwerpregel: Helaas, geen goed nieuws – Bevestiging van jouw ontslag – Let’s meet, afspraakbevestiging.
2. Vervang ‘we’ door ‘ik’. Dit maakt je mail direct persoonlijker.
3. Zet je eigen naam onder je mails. Dus niet afdeling recruitment, wel Anne Vermeer. Zet er ook een telefoonnummer bij: jouw telefoonnummer en niet een algemeen nummer.
4. Bedank jouw sollicitant voor de moeite. Leuke tip: Tony Chocolonely stuurt alle sollicitanten als bedankje een reep chocolade. Dan wil je nog wel een keer bij ze solliciteren, toch?
5. Vermijd spelfouten. Door spelfouten komt je standaardmail onprofessioneel en slordig over. Precies wat je niet wilt!

Maar dit kost mij toch heel veel tijd?

Dat valt wel mee. 1 keer een mooie standaard mail opstellen, is er lange tijd van profiteren. Investeren in je candidate experience betekent immers beter passende droomkandidaten aantrekken en van sollicitanten klanten en brand ambassadors maken. Win, win, win!

Dit artikel verscheen eerder op de site van Voor Tekst.