Het wel en wee van out of office-replies

Out of office-replies. Het lezen ervan is voor mij inmiddels een guilty pleasure geworden. En de mailbox van Kiqit zorgt ervoor dat ik best vaak kan toegeven aan die guilty pleasure. We sturen natuurlijk ook best wat mails hé, bijvoorbeeld voor de maandelijkse webinars en de maandelijkse spreekuren. En daarna regent het out of office-replies van onze >3.500 members. Want jeetje, wat zijn jullie veel vrij, druk, ziek of op vakantie zeg. Maar ook: jeetje wat is het slecht gesteld met de gemiddelde out-of-office-reply.

Terwijl jij vrij-druk-ziek-of op vakantie bent, wordt jouw mailbox lekker gevuld. Door berichten van sollicitanten, (interne) opdrachtgevers, vacaturehouders, leveranciers, collega’s. Al deze mensen krijgen -net als wij bij Kiqit- dan dit soort berichten op zich afgevuurd:

Ik ben afwezig van vrijdagmiddag 24 december 2021 tot en met zondag 02 januari 2022. Vanaf maandag 03 januari ben ik weer te bereiken.

Beste lezer, Ik heb vrije dage en kan jou e-mailbericht nu even niet lezen.

Momenteel ben ik niet aanwezig. Maandag 30 mei 2022 zal ik weer aanwezig zijn. Deze mail zal niet worden doorgestuurd.

Wat is er mis met die out-of-office-replies

Waar zal ik beginnen? Dat het allemaal eenheidsworsten zijn? Dat het out -of -office-replies zijn op een mail die ik op maandagochtend 30 mei verstuurde? Beetje bijzonder dat ik dan een bericht krijg dat iemand er weer 3 januari is. Of de 2 spel-/tikfouten in een duidelijk overhaast geschreven bericht van 13 woorden. Of dat ik mag lezen dat iemand vrij is op vrijdag en de mail maandag ‘in behandeling neemt’, maar uh? Het is toch maandag? Dan heb ik het nog niet eens over het passieve taalgebruik.

En dat is nog maar het begin. Want wat de 3 willekeurige voorbeelden gemeen hebben is dat er vooral wordt benoemd wat er niet kan en/of er vraagtekens over blijven bij de ontvanger. Niet echt bevorderlijk voor een geweldige candidate experience als je out-of-office-bericht naar een sollicitant gaat. En wat als ik je geen uitnodiging gestuurd voor een webinar maar een e-mail met een brandende vraag over een superbelangrijk project, een vraag waarop het antwoord echt niet kan wachten? Dan snap ik heus wel dat je geniet van een welverdiende vakantie maar ik lees ook graag wanneer ik wél antwoord kan verwachten of anders bij wie ik nu terecht kan met mijn brandende vraag.

En als je dan zegt wie men kan bereiken, blijf dan wel weg bij dit soort zinnen:

Voor urgente zaken kunt u altijd bij mijn collega's van XXXX terecht via XXX.

Heeft u een hoogdringende vraag? U kunt op maandagen contact opnemen met XXX.

Voor spoedeisende zaken kunt u eventueel terecht bij mijn collega.

Hoogdringende zaken
Door dit soort zinnen creëer je onzekerheid bij en vragen in het hoofd van de lezer: is mijn vraag wel hoogdringend, spoedeisend of urgent genoeg? Nou, mocht er een werkzoekende meelezen: gewoon contact opnemen. Elke recruiter komt in deze arbeidsmarkt graag in contact met elke goede kandidaat, dus die moet gewoon niet dit soort zinnen in een out-of-office-reply zetten. Wel moet ‘ie de deur wijd open zetten om met jou in contact te komen. Dus pak die telefoon.

Ow ja, en die laatste 3 voorbeelden brengen mij ook op een ander punt. Waarom zegt men ‘u’ tegen mij? Omdat die vraag in mijn hoofd ontstond heb ik de werkenbij-sites van alle 3 verzenders van die out-of-office-replies bekeken. Op elk van die 3 websites wordt in de je-vorm geschreven. En als je dan een mailtje stuurt, wordt er opeens ‘u’ gezegd. Dat gebeurde trouwens ook toen ik op mijn testsollicitatie een automatische bevestiging ontvangt maar da’s een blog op zich waard. Dat gevousvoyeer en getutoyeer door elkaar: je zou er schizofreen van kunnen worden. Inconsistent en verwarrend is het zeker.

Wat dan wel?
Eigenlijk is het best simpel. De gouden regel in tekst is: doe je oogkleppen eens af en verplaats je in de ontvanger. Grote kans dat dit een sollicitant is die net zijn/haar/hen ziel en zaligheid in een sollicitatie heeft gelegd en vol spanning op de ‘send’ knop heeft gedrukt. En die persoon krijgt dan binnen luttele seconden zo’n standaard geautomatiseerd bericht waar overduidelijk niet over is nagedacht. Dus zet die bril van die doelgroep eens op en lees dan deze berichten nog eens door:

Maandag 30 mei ben ik weer aanwezig. Tussendoor lees ik mijn e-mails niet en deze worden ook niet automatisch doorgestuurd.

Nieuwe vacatures, uitnodigingsformulieren of andere vragen kun je mailen naar ons gezamenlijke e-mailadres: vacature@xxx.nl.

Hartelijk dank voor uw mail! Tot 24 augustus ben ik vanwege vakantie niet in de gelegenheid om mijn mail te beantwoorden.  Uw mail wordt om vertrouwelijkheidsredenen niet doorgestuurd.

Hartelijk dank voor je email. Ik ben er over 2 weken weer.

Het is 100 keer, wat zeg ik 1.000 keer beter als je een vrolijk, oplossingsgericht en persoonlijk berichtje schrijft. En da’s echt niet zo moeilijk. We zijn toch allemaal ‘mensen-mensen’ binnen recruitment en weten dat een persoonlijke benadering werkt? En nee, het kost je ook niet heel veel tijd om zo’n bericht te schrijven. Het zijn maar een paar zinnetjes en je kan gewoon met 1 vaste basis het hele jaar uit de voeten door  waar je bijvoorbeeld alleen de eerste zin aanpast. Denk daarbij aan onderstaand voorbeeld (waar ik mij heb laten inspireren op een bericht van Annelies Graafland, expert D&I).

Wat leuk dat je mailt. Ik ga je mail zeker beantwoorden maar nu even niet. Omdat ik zelf deze dagen veel leuke vakgenoten mag trainen en inspireren laat een reactie namelijk iets langer op zich wachten. Kan jouw vraag niet wachten op antwoord? Stuur mij dan een WhatsApp via 06-1234567 óf bel met mijn collega’s via XXXX. Ik wens je een heerlijke dag! 

Gaat Annelies met vakantie? Dan hoeft ze alleen de derde zin aan te passen:

Wat leuk dat je mailt. Ik ga je mail zeker beantwoorden maar nu even niet. Omdat ik tijdelijk op een hangmatje op het strand van Kreta vertoef sta ik vanaf 19 juli weer voor je klaar. Kan jouw vraag niet wachten op antwoord? Stuur mij dan een WhatsApp via 06-1234567 óf bel met mijn collega’s via XXXX. Ik wens je een heerlijke dag!

Is Annelies ziek? Dan wensen we haar allemaal beterschap en hoeft zij weer alleen de derde zin aan te passen:

Wat leuk dat je mailt. Ik ga je mail zeker beantwoorden. Omdat ik geveld ben door een vervelende griep duurt dit alleen iets langer dan je gewend bent. Kan jouw vraag niet wachten op antwoord? Stuur mij dan een WhatsApp via 06-1234567 óf bel met mijn collega’s via XXXX. Ik wens je een heerlijke dag!

Benieuwd
De zomerperiode komt eraan. Ik ben dan ook benieuwd naar jouw out-of-office-reply die je activeert zodra je van jouw welverdiende zomervakantie gaat genieten. Dat bericht kom ik waarschijnlijk vanzelf tegen in de Kiqit-mailbox maar nog leuker vind ik het als jij een voorbeeld deelt op het Kiqit-board. Dan kunnen de andere Kiqiters meelezen en inspiratie op doen. Ik zie je daar.