Haal alles uit het recruitmentsysteem deel 2: Bewaak de datakwaliteit

Data, de gegevens van kandidaten die interesse hebben (gehad) om bij je te werken, is het goud van een flexbedrijf. Althans, dat kan het zijn. Mits je er op de juiste manier mee omgaat. In dit artikel beschrijf ik de do’s en don’ts voor je kandidatendatabase: bewaak de datakwaliteit

Als uitzend-, detacherings-, werving & selectie- of bemiddelingsbureau is de relatie met zowel kandidaten als opdrachtgevers essentieel. Je organiseert dit vanuit het recruitmentsysteem (ATS/CRM). In deze serie van vier artikelen behandel ik de belangrijkste succesfactoren bij het gebruik van een recruitmentsysteem. En geef ik aanbevelingen om het optimale uit het systeem te halen.

Kwaliteit of kwantiteit

“Wij hebben 30.000 geschikte kandidaten in onze database!”

“Gefeliciteerd! Waarom komt het overgrote deel van je plaatsingen dan niet uit je eigen database? Waarom ben je dan nog steeds afhankelijk van het zoeken op LinkedIn en vacature publicaties?”

Omdat de kwaliteit van je data onvoldoende is! Je weet te weinig van de mensen, de kandidaten voelen geen band met je bedrijf of ze zijn helemaal niet meer beschikbaar voor een andere baan.

Een slechte database zorgt ervoor dat geschikte kandidaten nauwelijks vindbaar zijn en je daardoor kansen mist. Bovendien worden intercedenten/consultants/recruiters er moedeloos van om steeds achter het net te vissen. Daardoor gaan ze de database helemaal niet meer gebruiken en schakelen ze over op het investeren in nieuwe kandidaten.

Selectie aan de poort

Mijn eerste advies is: zorg dat er alleen kandidaten in je database komen die in de doelgroep passen. Is jouw bedrijf gespecialiseerd in financiële profielen, neem dan geen techneuten of commercianten op in je database. Wijs ze af (dat is wel zo eerlijk) en zorg dat ze niet (onterecht) uit selecties komen. Ieder ATS gaat daar op zijn eigen manier mee om. Het ene verwijdert het dossier volledig, het andere  anonimiseert het om de statistieken niet te verliezen. Wil je een ongeschikte kandidaat terug kunnen vinden, bijvoorbeeld om bij een volgende sollicitatie te kunnen zien dat je hem of haar hebt afgewezen? Geef deze dan een aparte status (“niet passend”), die ervoor zorgt dat de kandidaat niet naar voren komt in een toekomstig zoekresultaat.

Verrijken

De meeste moderne ATS’en zijn in staat om het CV van een kandidaat geautomatiseerd uit te lezen en te analyseren. Daarmee worden al heel veel gegevens op de juiste plek in de database gezet en dat werkt prettig.

Het CV zegt echter lang niet alles over een kandidaat. Je wilt weten wat hij of zij precies zoekt, voor welke functies je iemand wel kunt benaderen en voor welke juist niet. Misschien wil je ook wel een uitspraak doen over iemands vaardigheden en softskills, al dan niet naar aanleiding van een (online) assessment. En leg vast hoe de recruiter iemand beoordeelt.

Zorg dat je een kandidaat hebt gesproken voordat deze als werkzoekende in de database komt te staan. Dit gesprek is meteen een eerste stap in het opbouwen van een relatie. Leg daarbij alle zaken vast die van belang zijn bij een toekomstige match. Wat dat is, is afhankelijk van het beleid van jouw flexbureau. Denk aan:

• NAW-gegevens;
• Contactgegevens (!);
• Vervoer;
• Functies die iemand kan en wil bekleden;
• Diploma’s en certificaten (inclusief eventuele geldigheid);
• Vaardigheden;
• Competenties;
• Softskills;
• Wensen en (salaris)eisen.

Betrokkenheid

In een markt waarin de kandidaat de banen voor het uitkiezen heeft, is betrokkenheid (“engagement”) bij jouw bedrijf van essentieel belang. Als een kandidaat nooit iets heeft gemerkt van jouw interesse, zal het veel lastiger zijn om hem of haar te interesseren voor jouw vacatures. Is het gevoel al positief, dan is de belangrijkste drempel al genomen.

Zorg dus dat je in contact staat met je kandidaten. Dat is een samenspel tussen marketing en het 1-op-1 contact van de recruiter/consultant. Hier komt de datakwaliteit weer om de hoek kijken: hoe meer je weet van een kandidaat, hoe relevanter je het contact kunt maken. Van een simpele verjaardagswens tot een telefoontje als het tijdelijke contract bijna is afgelopen. Maar ook je marketingacties kunnen veel gerichter ingezet worden als je meer weet van de kandidaten.

Met Recruitment Marketing Automatisering kun je nog een stap verder gaan door te meten wat iemand interesseert: welke nieuwsbrieven opent hij, op welke links klikt hij, hoe vaak bezoekt hij je website? Dit kan zover gaan dat je een ‘lead score’ opbouwt en dat de recruiter een overzicht ontvangt van de meest kansrijke (engaged) kandidaten!

AVG

De meeste bureaus hebben geen warme gevoelens bij de AVG. Als je die goed toepast, loop je namelijk het risico dat de gegevens van bepaalde kandidaten verwijderd worden. Ik merk dan ook vaak een ‘gezonde’ weerstand om de AVG in te richten in het ATS.

In de praktijk merk ik dat de AVG ook vaak een positief effect heeft. Het heeft een zuiverende werking op de database. Kandidaten die betrokken zijn bij je organisatie, zullen toestemming geven om hun gegevens te bewaren. Mensen die geen toestemming geven of die niet reageren (70-80%) worden verwijderd. Je kunt je afvragen of de mensen die er op deze manier uitvallen veel toegevoegde waarde hebben voor je organisatie. Bovendien: de mensen die je écht wilt bewaren, bel je toch zelf even op? Naast de toestemming, levert je dit weer een positief contactmoment op!