Haal alles uit het recruitmentsysteem deel 1: Creëer draagvlak

Als uitzend-, detacherings-, werving & selectie- of bemiddelingsbureau is de relatie met zowel kandidaten als opdrachtgevers essentieel. Je organiseert dit vanuit het recruitmentsysteem (ATS/CRM). In deze serie van vier artikelen behandel ik de belangrijkste succesfactoren bij het gebruik van een recruitmentsysteem. En geef ik aanbevelingen om het optimale uit het systeem te halen.

Het succes van welk softwaresysteem dan ook staat of valt met de kwaliteit van het gebruik. Als de gebruikers het systeem niet goed (willen) inzetten, zal het effect nihil zijn. Het is dus essentieel om gebruikers ‘mee te nemen’ in de gemaakte keuzes rondom het recruitmentsysteem en in de manier waarop het hen voordeel oplevert. In dit artikel behandel ik een aantal momenten om gebruikers te betrekken bij (inrichtings)keuzes.

Selectiefase

Ga je voor het eerst een recruitmentsysteem inzetten of stap je over naar een nieuw systeem? Grijp dan je kans om de toekomstige gebruikers te betrekken bij de selectie. Als het systeem voor hen werkt, dan zal het ook voor de organisatie werken! In deze fase kan je gebruikers op verschillende manieren betrekken:

1. Voer een enquête uit bij alle toekomstige gebruikers. Vraag daarin wat ze prettig vinden aan hun huidige werkwijze en wat ze graag anders zouden zien;
2. Vorm een werkgroep met mensen uit verschillende lagen van je bedrijf die te maken hebben met het systeem. Gebruikers, middle management, ICT, marketing, … Loop gezamenlijk de werkprocessen door en bespreek wat hen het leven gemakkelijker zou maken. Dit vormt een begin van een lijst met eisen en wensen. Deze werkgroep blijft betrokken in de latere fasen;
3. Heb je een shortlist met aanbieders, laat de werkgroep meekijken naar de demo’s en betrek hen bij het “scoren” van de aanbieders op verschillende keuzecriteria;
4. Communiceer over de afwegingen die gemaakt zijn en de keuze die uiteindelijk is gemaakt. 

Inrichting

Nadat je een keuze hebt gemaakt voor een systeem, moet het systeem voor de gebruikers gaan werken. Niemand kent de werkwijze, de vacatures en de doelgroep zo goed als de gebruikers. Formeer daarom een projectgroep met gebruikers uit verschillende lagen van de organisatie. Deze projectgroep gaat vragen beantwoorden als:

• Welke gegevens gaan we vastleggen? En welke daarvan moeten we verplicht stellen?
• Hoe zien de workflows eruit (welke stappen kennen wij om tot een succesvolle bemiddeling te komen)?
• Welke criteria gaan we gebruiken om de juiste kandidaat bij de juiste vacature te vinden en andersom?
• Hoe willen we onze kandidaten voorstellen?
• Welke e-mail templates richten we in om de werkwijze in de diverse fases van de workflow te ondersteunen?
• Welke tools gebruiken we en hoe kunnen we die het gemakkelijkst in de procesgang inzetten?
• Welke repeterende werkzaamheden kunnen en willen we automatiseren?
• Met welke frequentie en op welke manier onderhouden we contact met onze kandidaten?
• etc.

Datamigratie

Waarschijnlijk heb je al gegevens in een digitale vorm vastgelegd. In de fase van datamigratie kopieer je gegevens van het oude systeem naar het nieuwe. Dat oude systeem hoeft geen ATS te zijn, maar kan ook Outlook, Excel of een mappenstructuur met CV’s zijn.

Als je voordeel wilt halen uit het nieuwe systeem, moet het gevuld zijn met gegevens van kandidaten. Maar het moeten wel relevante gegevens zijn; je wilt niet starten met een vervuild systeem. Betrek toekomstige gebruikers daarom bij het selecteren van de gegevens die je gaat overnemen. Of bij het plan om het systeem handmatig te vullen.

Sturing

Een goed recruitmentsysteem gaat veel informatie opleveren over de activiteiten van de gebruikers. Hoe vaak en hoe goed onderhouden zij contact met kandidaten en opdrachtgevers? Hoeveel aanbiedingen doen ze? Wat is hun reactiesnelheid? Wat is het effect van al die activiteiten?

 Als je die informatie goed gebruikt, kan je de effectiviteit van het team enorm vergroten. Er zit echter ook een gevaar in het gebruik van dit soort data: als je medewerkers een gevoel krijgen van “Big brother is watching you”, zal het hun motivatie niet ten goede komen. Het komt zelfs voor dat de data ‘gesaboteerd’ worden door de gebruikers!

 Om dit te voorkomen, betrek je gebruikers ook in het bepalen van de stuurinformatie die je binnen jouw organisatie gaat gebruiken. Ga in gesprek over wat bepalend is voor een succesvolle bemiddeling. Bepaal daarna hoe je dat meetbaar en zichtbaar maakt. En onthoud in het gebruik: stuurinformatie is bedoeld om mensen te helpen om succesvoller te worden, niet om hen af te straffen als ze bepaalde KPI’s niet halen!

Continue verbetering

Als een recruitmentsysteem eenmaal in gebruik is genomen, is dat de eindfase van een project: de implementatie. Ik zie het echter veel meer als de beginfase van het proces van continue verbetering. Verbetering van de inrichting van het pakket en vooral verbetering van de werkwijze.

Neem - samen met je team - regelmatig afstand van de ‘waan van de dag’ en kijk waar je slimmer en efficiënter kan werken. Door dit gesprek steeds met open vizier te voeren, verbeter je niet alleen je procesgang, maar vergroot je ook de motivatie van je collega’s! Heel belangrijk hierin: plan alvast een evaluatiemoment en maak tijdens die bijeenkomst de volgende afspraak. Doe je dat niet, dan verwatert het.

Zelf doen of hulp inschakelen?

Het antwoord op die vraag is voor ieder bedrijf verschillend. Welke expertise is er in huis? Kan er voldoende tijd vrijgemaakt worden? Regelmatig zie je dat dergelijke projecten veel te lang duren, omdat ‘de winkel ook open is’. Hierdoor verschuift de aandacht maar al te makkelijk naar andere prioriteiten. 

Op het vlak van kennis en ervaring geldt iets vergelijkbaars. Het selecteren, inrichten en implementeren van een recruitmentsysteem kent behoorlijk wat valkuilen. Het is een vak apart, waarin je door ervaring wijs wordt. Is die ervaring in huis, dan kun je het zelf doen. Zo niet, schakel dan de expertise van een externe partij in.